Hoe maak je tijd?

Druk zijn is van alle tijden. Ondanks alle technische hulpmiddelen, die ons werk uit handen nemen hebben we het nog steeds druk en rennen we achter onszelf aan. Hoe zorg je voor meer tijd, voor jezelf en voor de mensen die je belangrijk vindt.

Geen tijd
Voor een training timemanagement is vaak veel belangstelling, mensen willen graag leren hoe ze beter met hun tijd om kunnen gaan. Hetzelfde geldt voor de balans werk – privé, ook dat is een onderwerp waar veel over gepraat wordt. Bij beide onderwerpen lijkt het op het eerste gezicht om tijd te gaan. Hoe kan je daar nu effectiever mee omgaan? Hoe kun je meer activiteiten in 24 uur of in een week stoppen? Maar als er in een training mensen zitten, die daar slimmigheid voor willen hebben, wordt al snel duidelijk dat je van 60 seconden geen 61 seconden kunt maken. Je kunt misschien wel iets handiger en effectiever doen, je kunt multitasken, maar uiteindelijk is het elastiek eruit en blijken dat soort oplossingen vaak erger dan de kwaal. Je raakt er nog meer gestresst van en de kwaliteit van je werk neemt zienderogen af. Mijn moeder noemde het altijd “met de Franse slag” en dan had ze het over de snelheid waarmee ik mijn kamer had opgeruimd of mijn huiswerk had gemaakt. De rotzooi onder het bed en het boek even uit mijn tas gehaald en weer terug gestopt. Daar zit de oplossing dus niet voor druk, druk, druk. Het helpt niet als je leert om dingen sneller te doen of om dingen tegelijk te doen, zoals bellen terwijl je rijdt of je boterham in de trein opeten of een cursus snellezen. Dat zijn eigenlijk allemaal oplossingen, die ertoe leiden dat je je nog drukker voelt.

Timemanagement?
In de training timemanagement, die ik regelmatig verzorg voor consultants van een groot internationaal bedrijf actief in de High Tech, begin ik altijd met de stelling dat het bij timemanagent vooral gaat over de vraag waar je mee gaat stoppen, wat je niet meer doet of wat je uit je agenda schrapt. En om dat te kunnen doen moet je keuzes kunnen maken, want daar gaat het om bij timemanagement, om keuzes maken. En om keuzes te kunnen maken moet je weten wat belangrijk voor je is. Waar liggen je prioriteiten? Die prioriteiten hebben alles te maken met wat je wilt bereiken, welke visie je wilt realiseren en met wat je ziet als de bedoeling van je leven. Als je dat helder voor de geest hebt is het gemakkelijker om keuzes te maken en te beslissen wat je laat liggen. Nou, zijn we daar niet altijd even goed in.

Oefening
In mijn trainingen doe ik vaak de volgende oefening. Ik vraag de deelnemers welke resultaatafspraken ze met hun baas gemaakt hebben. Helaas is dat al niet altijd duidelijk. Soms zijn mensen het simpelweg vergeten, in andere gevallen veranderen die resultaatafspraken in de loop van een jaar. Mijn volgende vraag is of de deelnemers met behulp van hun agenda eens willen kijken waar ze de vorige dag hun tijd aan besteed hebben. En dan blijkt dat hun activiteiten van de vorige dag vrijwel nooit iets te maken hadden met de resultaatafspraken. En als ze wel iets deden wat met die resultaatafspraken te maken had, dan hebben ze toch nog veel tijd aan andere dingen besteed. Als we daar dan samen over praten blijkt dat er maar weinig deelnemers zijn die regelmatig met hun baas of met collega’s over die resultaatafspraken praten. Die resultaatafspraken leven dus niet echt in het werk dat ze elke dag doen. Ook komt het voor dat hun baas zelf druk, druk, druk is en elke dag nieuwe prioriteiten heeft, hetgeen weer beïnvloed wordt door het ontbreken van heldere resultaatafspraken en het gesprek daarover met het niveau daarboven.

Wat wil je baas?
Professor Karl Moore, een collega van Henri Mintzberg, schreef er een artikel over in de Forbes van 24 maart 2016. Hij kiest daarin een leuke invalshoek. Moore stelt dat we bijna allemaal voor iemand werken. En dat zijn allemaal mensen die resultaten willen bereiken. Moore zegt dat het belangrijk is om naar boven te managen. Dat betekent dat je je baas helpt bij het realiseren van diens resultaatafspraken. En dat is wat anders dan likken naar boven en schoppen naar beneden.

Lezen of luisteren
Nee, naar boven managen betekent dat je om te beginnen probeert uit te vinden op welke manier je baas geïnformeerd wil worden. Leest je baas graag of luistert je baas graag. Als je dat ontdekt hebt kan je daar in je communicatie op aansluiten, zodat je communicatie met je baas wint aan effectiviteit. Het is vanzelfsprekend dat je dat ten aanzien van de mensen, die voor jou werken ook duidelijk maakt zodat de communicatie tussen hen en jou ook effectiever wordt.

Motieven
En in de tweede plaats is het enorm belangrijk om hun motieven te kennen, om te weten wat zij bereiken willen, wat hun agenda is. Moore schrijft dat veel mensen niet weten wat de prioriteiten van hun baas zijn en ik denk dat ik hem daar gelijk in moet geven. Het gevolg is dat ze hun handelen er ook niet op afstemmen en het gevolg daarvan is extra werk aan beide kanten. En, zegt Moore, wacht niet tot je baas er met jou over begint, begin zelf het gesprek erover met je baas. Je kunt daar in je werk dan op anticiperen en met oplossingen bij je baas komen in plaats van met problemen. Je baas zal zich door zo’n aanpak geholpen voelen en zich bewuster worden van zijn of haar eigen prioriteiten en zo effectiever worden. Als je datzelfde nu ook doet met de mensen die voor jou werken zul je enorm aan effectiviteit winnen. Het voorkomt dat jij, je baas en je medewerkers bezig zijn met zaken, die niet belangrijk zijn.

Het allerbelangrijkst?
Een belangrijke zaak heb ik nou overgeslagen en dat zijn je partner en je kinderen als die er zijn. Weet je wat zij belangrijk vinden en wat zij nastreven in het leven? Sluit wat je in hun richting doet daar op aan? Of ben je vooral met je eigen invulling bezig en denk je zelf dat je er druk mee bent maar herkennen zij het niet. En ik eindig met de vraag of je partners en je kinderen weten wat jij belangrijk vindt of denken ze dat alles bij jou om je werk draait, niet omdat ze het van je hoorden maar omdat ze het van je zien.